Avis de confidentialité du site web et des clients

Caravelis Solutions, Lda (« Caravelis », « nous », « notre » ou « nos ») exploite des hébergements de vacances sous licence à Armação de Pêra, Portugal, et fournit ce site web, le service de réservation directe et le portail client. Notre NIPC est 518462200. Notre siège social est Rua das Caravelas, 7, Edifício Marany, 8365-116 Armação de Pêra, Silves, Portugal. Vous pouvez nous contacter à contact@caravelis.net ou au +351 961 405 002.

Caravelis est le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées pour les réservations directes et les séjours. Une plateforme de réservation peut être un responsable du traitement distinct lorsqu’une réservation est effectuée par l’intermédiaire de cette plateforme.

Le présent avis couvre les visiteurs du site web, les personnes qui font des demandes, les clients directs et via plateforme, les clients principaux et les clients accompagnants, les utilisateurs du portail client, les abonnés à la newsletter, les utilisateurs du chatbot et les personnes qui commencent mais n’achèvent pas un paiement direct.

Selon la manière dont vous interagissez avec nous, nous collectons des informations directement auprès de vous, auprès du client principal, auprès des plateformes de réservation et des prestataires de gestion immobilière, auprès des prestataires de paiement et d’authentification, et automatiquement depuis votre appareil lorsque cela est autorisé.

• données d’identité et coordonnées ;
• bien, dates de séjour, nombre de clients, préférences, messages et références de réservation ;
• statut de paiement, références de transaction, remboursements et signaux de prévention de la fraude, mais pas les données complètes de carte ;
• données d’enregistrement des clients et de vérification d’identité requises pour les déclarations légales d’hébergement et l’auto-enregistrement sécurisé ;
• dossiers de demandes, d’assistance, de réclamations, de chatbot et de correspondance ;
• préférences de newsletter et preuve du consentement ;
• appareil, navigateur, adresse IP, journaux de sécurité, choix de cookies et données analytiques consenties ;
• photographies ou contenus que vous choisissez de soumettre via une fonctionnalité client activée.

• Nous prenons des mesures à votre demande et exécutons le contrat d’hébergement, y compris la réservation, le paiement, l’enregistrement, l’assistance et l’administration du séjour.
• Nous respectons les obligations portugaises en matière de déclaration d’hébergement, de comptabilité, de fiscalité, de consommation et de réglementation.
• Nous poursuivons des intérêts légitimes en matière de sécurité du service, de prévention de la fraude, de protection des biens, de traitement des réclamations et d’établissement ou de défense de droits en justice, lorsque ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits.
• Nous utilisons le consentement pour les analyses facultatives, le marketing et les autres traitements facultatifs lorsque le consentement est requis.

Lorsque des informations sont légalement requises pour l’enregistrement des clients ou nécessaires pour fournir le séjour réservé, nous pouvons être dans l’impossibilité d’achever l’enregistrement si elles ne sont pas fournies.

Nous utilisons les dossiers de réservation et de paiement pour conclure et exécuter le contrat, rapprocher les paiements, émettre des confirmations, gérer les modifications, annulations et remboursements, et conserver la preuve des conditions acceptées. Les paiements par carte sont traités par Stripe. Caravelis reçoit le statut du paiement et les références de transaction, mais ne reçoit pas votre numéro complet de carte.

Le droit portugais impose aux prestataires d’hébergement d’enregistrer les clients étrangers. Pour un auto-enregistrement sécurisé, nous pouvons également vérifier l’identité avant de communiquer les détails d’accès. Veuillez utiliser le portail sécurisé avant l’arrivée et ne pas envoyer de passeports ou de cartes d’identité par email ordinaire, chat, SMS ou WhatsApp, sauf si nous convenons d’une méthode sûre exceptionnelle.

Le stockage essentiel prend en charge le choix de la langue, la sécurité, l’authentification, les sessions de réservation et votre choix de consentement. Les technologies facultatives d’analyse, de relecture de session ou de marketing restent désactivées jusqu’à ce que le consentement requis soit donné. La Politique relative aux cookies et technologies similaires identifie les technologies actuelles, les finalités et les durées.

Google Sign-In est facultatif et ne crée pas de réservation. Pour les clients, l’adresse email Google doit correspondre à une réservation existante éligible. Nous recevons les informations de profil nécessaires pour authentifier le compte et enregistrer des preuves de sécurité telles que la première association et la dernière connexion réussie. La méthode d’accès disponible par référence de réservation reste disponible.

Si vous utilisez le chatbot ou une fonctionnalité assistée par IA, votre message et le contexte de service pertinent peuvent être envoyés à des fournisseurs de technologies configurés afin de produire une réponse. N’indiquez pas d’images de passeport, de données de carte de paiement, de codes de porte ou d’autres informations hautement sensibles dans le chat en texte libre. Les résultats de l’IA peuvent être inexacts et ne doivent pas être utilisés pour des urgences, des conseils juridiques ou les conditions finales de réservation.

Nous utilisons les détails des demandes et de l’assistance pour vous répondre. Nous pouvons conserver un dossier limité de paiement inachevé à des fins de sécurité, de dépannage et, lorsque cela est légalement autorisé, pour un rappel de service. Les messages opérationnels relatifs à la réservation, à la sécurité, à l’enregistrement et au paiement ne sont pas des messages marketing.

Nous envoyons des newsletters facultatives et du marketing direct uniquement lorsqu’une base légale l’autorise. Les dossiers d’inscription peuvent inclure l’email, le nom, le mois de naissance facultatif, les informations de source et de campagne, le libellé du consentement et la preuve de confirmation. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en utilisant le lien dans le message ou en nous contactant. Le désabonnement n’affecte pas les communications essentielles relatives à la réservation.

Nous ne divulguons des données que lorsque cela est nécessaire. Les technologies de base peuvent inclure Uplisting pour la gestion des biens et des réservations, MongoDB pour le stockage des données, Cloudinary pour les médias et le stockage privé des contrats, Stripe pour les paiements, Google pour l’authentification facultative et l’analyse, PostHog pour l’analyse produit consentie, Sentry pour la surveillance de la sécurité et des erreurs, Cloudflare pour la diffusion et la sécurité, des fournisseurs de messagerie et des fournisseurs d’IA configurés. Les plateformes de réservation peuvent agir en tant que responsables du traitement indépendants. Les agents d’entretien, partenaires de maintenance, conseillers professionnels, assureurs et autorités publiques ne reçoivent que ce qui est nécessaire à leur rôle.

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors du Portugal ou de l’Espace économique européen. Lorsque cela est requis, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation, des garanties contractuelles approuvées ou un autre mécanisme de transfert licite. Les informations de confidentialité des prestataires donnent davantage de détails sur les lieux de traitement et les garanties.

• demandes : 12 mois après le dernier contact ;
• paiements inachevés : 30 jours ;
• dossiers de réservation, facturation et comptabilité : 10 ans, avec suppression des données non essentielles plus tôt lorsque cela est praticable ;
• données d’enregistrement des clients SIBA détenues par Caravelis : un an après le départ ;
• images des documents d’identité : après vérification et au plus tard 30 jours après le départ, sauf si un incident ou une mesure de conservation légale s’applique ;
• journaux de sécurité et de connexion : 12 mois ;
• transcriptions du chatbot : 12 mois ;
• preuve du consentement marketing : pendant l’abonnement et pendant trois ans après le retrait du consentement ou le désabonnement ;
• choix de cookies et preuve du consentement : 24 mois.

Lorsqu’une durée expire, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible, sauf si une mesure de conservation légale documentée s’applique.

Nous utilisons des garanties organisationnelles et techniques adaptées aux informations et au risque, y compris un accès administratif restreint et des journaux de sécurité. Aucun service internet n’est complètement sécurisé. Veuillez nous informer rapidement si vous pensez que votre réservation ou votre accès au portail a été compromis.

Les réservations doivent être effectuées par un adulte ayant la capacité juridique. Nous ne traitons les informations concernant les enfants que lorsqu’elles sont incluses dans une réservation et nécessaires pour fournir le séjour ou respecter des obligations légales. Le client principal doit fournir légalement les informations sur les clients accompagnants et expliquer le présent avis lorsque cela est approprié.

Nous ne prenons actuellement pas de décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires concernant les clients uniquement par des moyens automatisés. Les outils de sécurité, de fraude et d’analyse peuvent créer des signaux de risque ou d’utilisation, mais les décisions importantes relatives aux réservations font l’objet d’un examen humain approprié.

Sous réserve des limites légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans affecter le traitement licite antérieur. Vous pouvez vous opposer au marketing direct à tout moment. Envoyez vos demandes à contact@caravelis.net. Nous pouvons avoir besoin d’informations proportionnées pour vérifier votre identité.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité portugaise de protection des données, la Comissão Nacional de Proteção de Dados, à l’adresse https://www.cnpd.pt/cidadaos/participacoes/.

Nous pouvons mettre à jour le présent avis lorsque les services, les prestataires ou les obligations légales changent. La version et la date d’effet figurent sur le document. Une modification importante entraînera une nouvelle version immuable et, lorsque cela est requis, un nouvel avis ou un nouveau consentement.