Datenschutzhinweis für Website und Gäste

Caravelis Solutions, Lda („Caravelis“, „wir“, „uns“ oder „unser“) betreibt lizenzierte Ferienunterkünfte in Armação de Pêra, Portugal, und stellt diese Website, den Direktbuchungsservice und das Gästeportal bereit. Unsere NIPC ist 518462200. Unser eingetragener Sitz ist Rua das Caravelas, 7, Edifício Marany, 8365-116 Armação de Pêra, Silves, Portugal. Sie können uns unter contact@caravelis.net oder +351 961 405 002 kontaktieren.

Caravelis ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten, die für Direktbuchungen und Aufenthalte verarbeitet werden. Eine Buchungsplattform kann ein separater Verantwortlicher sein, wenn eine Reservierung über diese Plattform vorgenommen wird.

Dieser Hinweis gilt für Website-Besucher, Personen, die Anfragen stellen, Direkt- und Plattformgäste, Hauptgäste und mitreisende Gäste, Nutzer des Gästeportals, Newsletter-Abonnenten, Chatbot-Nutzer sowie Personen, die einen direkten Checkout beginnen, aber nicht abschließen.

Je nachdem, wie Sie mit uns interagieren, erheben wir Informationen direkt von Ihnen, vom Hauptgast, von Buchungsplattformen und Anbietern für Immobilienverwaltung, von Zahlungs- und Authentifizierungsanbietern sowie, soweit zulässig, automatisch von Ihrem Gerät.

• Identitäts- und Kontaktdaten;
• Unterkunft, Aufenthaltsdaten, Gästezahl, Präferenzen, Nachrichten und Buchungsreferenzen;
• Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen, Erstattungen und Signale zur Betrugsprävention, jedoch keine vollständigen Kartendaten;
• Daten zur Gästeregistrierung und Identitätsprüfung, die für die rechtmäßige Meldung von Unterkünften und einen sicheren Self-Check-in erforderlich sind;
• Aufzeichnungen über Anfragen, Support, Beschwerden, Chatbot-Nutzung und Korrespondenz;
• Newsletter-Präferenzen und Nachweise über Einwilligungen;
• Gerät, Browser, IP-Adresse, Sicherheitsprotokolle, Cookie-Auswahlen und eingewilligte Analysedaten;
• Fotos oder Inhalte, die Sie über eine aktivierte Gästefunktion einzureichen wählen.

• Wir ergreifen auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen und erfüllen den Beherbergungsvertrag, einschließlich Buchung, Zahlung, Check-in, Support und Verwaltung des Aufenthalts.
• Wir erfüllen portugiesische Pflichten in Bezug auf Unterkunftsmeldung, Buchführung, Steuern, Verbraucherschutz und regulatorische Anforderungen.
• Wir verfolgen berechtigte Interessen an Servicesicherheit, Betrugsprävention, Schutz der Unterkunft, Bearbeitung von Beschwerden sowie Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, sofern diese Interessen nicht durch Ihre Rechte überwogen werden.
• Wir verwenden Einwilligung für optionale Analysen, Marketing und andere optionale Verarbeitungen, wenn eine Einwilligung erforderlich ist.

Soweit Informationen gesetzlich für die Gästeregistrierung erforderlich oder notwendig sind, um den gebuchten Aufenthalt bereitzustellen, können wir den Check-in möglicherweise nicht abschließen, wenn sie nicht bereitgestellt werden.

Wir verwenden Buchungs- und Zahlungsunterlagen, um den Vertrag abzuschließen und zu erfüllen, Zahlungen abzugleichen, Bestätigungen auszustellen, Änderungen, Stornierungen und Erstattungen zu verwalten und Nachweise über die akzeptierten Bedingungen aufzubewahren. Kartenzahlungen werden von Stripe verarbeitet. Caravelis erhält den Zahlungsstatus und Transaktionsreferenzen, erhält jedoch nicht Ihre vollständige Kartennummer.

Nach portugiesischem Recht müssen Beherbergungsanbieter ausländische Gäste registrieren. Für einen sicheren Self-Check-in können wir die Identität auch vor der Freigabe der Zugangsdaten überprüfen. Bitte nutzen Sie das sichere Portal vor der Anreise und senden Sie Reisepässe oder Personalausweise nicht per gewöhnlicher E-Mail, Chat, SMS oder WhatsApp, es sei denn, wir vereinbaren ausnahmsweise eine sichere Methode.

Essenzielle Speicherungen unterstützen die Sprachauswahl, Sicherheit, Authentifizierung, Buchungssitzungen und Ihre Einwilligungsauswahl. Optionale Analyse-, Session-Replay- oder Marketing-Technologien bleiben deaktiviert, bis die erforderliche Einwilligung erteilt wurde. Die Richtlinie zu Cookies und ähnlichen Technologien nennt die aktuellen Technologien, Zwecke und Speicherdauern.

Google Sign-In ist optional und erstellt keine Buchung. Für Gäste muss die Google-E-Mail-Adresse mit einer berechtigten bestehenden Buchung übereinstimmen. Wir erhalten die Profilinformationen, die zur Authentifizierung des Kontos erforderlich sind, und zeichnen Sicherheitsnachweise wie die erste Verknüpfung und die zuletzt erfolgreiche Anmeldung auf. Die verfügbare Zugriffsmethode über die Buchungsreferenz bleibt weiterhin verfügbar.

Wenn Sie den Chatbot oder eine KI-gestützte Funktion verwenden, können Ihre Nachricht und der relevante Servicekontext an konfigurierte Technologieanbieter gesendet werden, um eine Antwort zu erzeugen. Geben Sie keine Passbilder, Zahlungskartendaten, Türcodes oder andere hochsensible Informationen in frei formulierten Chat-Text ein. KI-Ausgaben können ungenau sein und dürfen nicht für Notfälle, Rechtsberatung oder endgültige Buchungsbedingungen als Grundlage verwendet werden.

Wir verwenden Angaben aus Anfragen und Supportfällen, um Ihnen zu antworten. Wir können einen begrenzten Datensatz über einen unvollständigen Checkout zu Sicherheits-, Fehlerbehebungszwecken und, soweit rechtlich zulässig, für eine Service-Erinnerung aufbewahren. Operative Nachrichten zu Buchung, Sicherheit, Check-in und Zahlung sind keine Marketingnachrichten.

Wir versenden optionale Newsletter und Direktmarketing nur, wenn eine rechtmäßige Grundlage dies erlaubt. Anmeldedatensätze können E-Mail, Name, optional den Geburtsmonat, Quellen- und Kampagneninformationen, den Wortlaut der Einwilligung und Bestätigungsnachweise umfassen. Sie können sich jederzeit über den Link in der Nachricht oder durch Kontaktaufnahme mit uns abmelden. Eine Abmeldung hat keinen Einfluss auf wesentliche Buchungskommunikation.

Wir legen Daten nur offen, soweit dies erforderlich ist. Zur Kerntechnologie können Uplisting für Immobilien- und Buchungsverwaltung, MongoDB für Datenspeicherung, Cloudinary für Medien und private Vereinbarungsspeicherung, Stripe für Zahlungen, Google für optionale Authentifizierung und Analysen, PostHog für eingewilligte Produktanalysen, Sentry für Sicherheits- und Fehlerüberwachung, Cloudflare für Bereitstellung und Sicherheit, E-Mail-Anbieter sowie konfigurierte KI-Anbieter gehören. Buchungsplattformen können als unabhängige Verantwortliche handeln. Reinigungskräfte, Wartungspartner, professionelle Berater, Versicherer und Behörden erhalten nur das, was für ihre Rolle erforderlich ist.

Einige Anbieter können Daten außerhalb Portugals oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit erforderlich, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss, genehmigte vertragliche Garantien oder einen anderen rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus. Datenschutzinformationen der Anbieter enthalten weitere Einzelheiten zu Verarbeitungsorten und Garantien.

• Anfragen: 12 Monate nach dem letzten Kontakt;
• unvollständige Checkouts: 30 Tage;
• Buchungs-, Rechnungs- und Buchführungsunterlagen: 10 Jahre, wobei nicht wesentliche Daten, soweit praktikabel, früher entfernt werden;
• von Caravelis gespeicherte SIBA-Gästeregistrierungsdaten: ein Jahr nach der Abreise;
• Bilder von Ausweisdokumenten: nach der Verifizierung und spätestens 30 Tage nach dem Checkout, es sei denn, ein Vorfall oder eine rechtliche Sperre gilt;
• Sicherheits- und Anmeldeprotokolle: 12 Monate;
• Chatbot-Transkripte: 12 Monate;
• Nachweise über Marketing-Einwilligungen: während des Abonnements und drei Jahre nach Widerruf oder Abmeldung;
• Cookie-Auswahlen und Nachweise über Einwilligungen: 24 Monate.

Wenn eine Frist abläuft, werden Daten gelöscht oder irreversibel anonymisiert, sofern keine dokumentierte rechtliche Sperre gilt.

Wir verwenden organisatorische und technische Schutzmaßnahmen, die den Informationen und dem Risiko angemessen sind, einschließlich beschränkten administrativen Zugriffs und Sicherheitsprotokollierung. Kein Internetdienst ist vollständig sicher. Bitte informieren Sie uns umgehend, wenn Sie glauben, dass Ihre Buchung oder Ihr Portalzugang kompromittiert wurde.

Buchungen müssen von einer volljährigen Person mit Rechtsfähigkeit vorgenommen werden. Wir verarbeiten Informationen über Kinder nur, soweit sie in einer Buchung enthalten und erforderlich sind, um den Aufenthalt bereitzustellen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Der Hauptgast muss Informationen über mitreisende Gäste rechtmäßig bereitstellen und diesen Hinweis gegebenenfalls erläutern.

Wir treffen derzeit keine Entscheidungen, die gegenüber Gästen rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen entfalten, ausschließlich auf automatisiertem Wege. Sicherheits-, Betrugs- und Analysetools können Risiko- oder Nutzungssignale erzeugen, aber wesentliche Buchungsentscheidungen unterliegen einer angemessenen menschlichen Überprüfung.

Vorbehaltlich gesetzlicher Grenzen können Sie Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit oder Widerspruch verlangen und Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dadurch eine frühere rechtmäßige Verarbeitung berührt wird. Sie können jederzeit Widerspruch gegen Direktmarketing einlegen. Senden Sie Anträge an contact@caravelis.net. Wir können verhältnismäßige Informationen benötigen, um Ihre Identität zu überprüfen.

Sie können sich bei der portugiesischen Datenschutzbehörde, der Comissão Nacional de Proteção de Dados, unter https://www.cnpd.pt/cidadaos/participacoes/ beschweren.

Wir können diesen Hinweis aktualisieren, wenn sich Dienste, Anbieter oder gesetzliche Verpflichtungen ändern. Die Version und das Datum des Inkrafttretens erscheinen zusammen mit dem Dokument. Eine wesentliche Änderung führt zu einer neuen unveränderlichen Version und, soweit erforderlich, zu einem erneuten Hinweis oder einer erneuten Einwilligung.