Informacja o ochronie prywatności strony internetowej i gości

Caravelis Solutions, Lda („Caravelis”, „my”, „nas” lub „nasz”) prowadzi licencjonowane obiekty zakwaterowania wakacyjnego w Armação de Pêra, Portugalia, oraz udostępnia tę stronę internetową, usługę rezerwacji bezpośredniej i portal gościa. Nasz NIPC to 518462200. Nasza siedziba statutowa znajduje się pod adresem Rua das Caravelas, 7, Edifício Marany, 8365-116 Armação de Pêra, Silves, Portugal. Możesz skontaktować się z nami pod adresem contact@caravelis.net lub numerem +351 961 405 002.

Caravelis jest administratorem danych osobowych przetwarzanych na potrzeby rezerwacji bezpośrednich i pobytów. Platforma rezerwacyjna może być odrębnym administratorem, jeżeli rezerwacja została dokonana za pośrednictwem tej platformy.

Niniejsza informacja obejmuje odwiedzających stronę internetową, osoby składające zapytania, gości rezerwujących bezpośrednio i przez platformy, gości głównych i towarzyszących, użytkowników portalu gościa, subskrybentów newslettera, użytkowników chatbota oraz osoby, które rozpoczęły, lecz nie ukończyły bezpośredniego procesu płatności.

W zależności od tego, jak wchodzisz z nami w interakcję, zbieramy informacje bezpośrednio od Ciebie, od głównego gościa, z platform rezerwacyjnych i od dostawców zarządzania nieruchomościami, od dostawców płatności i uwierzytelniania oraz automatycznie z Twojego urządzenia, tam gdzie jest to dozwolone.

• dane identyfikacyjne i kontaktowe;
• obiekt, daty pobytu, liczba gości, preferencje, wiadomości i numery referencyjne rezerwacji;
• status płatności, numery referencyjne transakcji, zwroty i sygnały zapobiegania oszustwom, ale nie pełne dane karty;
• dane rejestracji gości i weryfikacji tożsamości wymagane do zgodnego z prawem zgłaszania zakwaterowania i bezpiecznego samodzielnego zameldowania;
• zapisy zapytań, wsparcia, skarg, chatbota i korespondencji;
• preferencje newslettera i dowody zgody;
• urządzenie, przeglądarka, adres IP, dzienniki bezpieczeństwa, wybory dotyczące plików cookie oraz dane analityczne objęte zgodą;
• zdjęcia lub treści, które zdecydujesz się przesłać za pośrednictwem aktywnej funkcji dla gości.

• Podejmujemy działania na Twoje żądanie i wykonujemy umowę zakwaterowania, w tym rezerwację, płatność, zameldowanie, wsparcie i administrowanie pobytem.
• Wypełniamy portugalskie obowiązki dotyczące zgłaszania zakwaterowania, rachunkowości, podatków, konsumentów i obowiązki regulacyjne.
• Realizujemy prawnie uzasadnione interesy w zakresie bezpieczeństwa usług, zapobiegania oszustwom, ochrony mienia, rozpatrywania skarg oraz ustalania lub obrony roszczeń prawnych, o ile interesy te nie są nadrzędne wobec Twoich praw.
• Stosujemy zgodę w odniesieniu do opcjonalnej analityki, marketingu i innego opcjonalnego przetwarzania, gdy zgoda jest wymagana.

Jeżeli informacje są prawnie wymagane do rejestracji gościa lub niezbędne do zapewnienia zarezerwowanego pobytu, możemy nie być w stanie zakończyć zameldowania, jeśli nie zostaną one dostarczone.

Używamy zapisów rezerwacji i płatności do zawarcia i wykonania umowy, uzgodnienia płatności, wystawiania potwierdzeń, administrowania zmianami, anulacjami i zwrotami oraz przechowywania dowodów zaakceptowanych warunków. Płatności kartą są przetwarzane przez Stripe. Caravelis otrzymuje status płatności i numery referencyjne transakcji, ale nie otrzymuje pełnego numeru Twojej karty.

Prawo portugalskie wymaga od dostawców zakwaterowania rejestracji gości zagranicznych. W celu bezpiecznego samodzielnego zameldowania możemy również zweryfikować tożsamość przed udostępnieniem danych dostępowych. Prosimy korzystać z bezpiecznego portalu przedprzyjazdowego i nie przesyłać paszportów ani dowodów tożsamości zwykłym e-mailem, czatem, SMS-em ani przez WhatsApp, chyba że uzgodnimy wyjątkową bezpieczną metodę.

Niezbędne mechanizmy przechowywania wspierają wybór języka, bezpieczeństwo, uwierzytelnianie, sesje rezerwacyjne i wybór zgody. Opcjonalna analityka, odtwarzanie sesji lub technologie marketingowe pozostają wyłączone do czasu udzielenia wymaganej zgody. Polityka plików cookie i podobnych technologii określa aktualne technologie, cele i okresy ich działania.

Google Sign-In jest opcjonalne i nie tworzy rezerwacji. W przypadku gości adres e-mail Google musi odpowiadać kwalifikującej się istniejącej rezerwacji. Otrzymujemy informacje profilowe potrzebne do uwierzytelnienia konta i rejestrujemy dowody bezpieczeństwa, takie jak pierwsze połączenie i ostatnie udane logowanie. Dostępna metoda dostępu za pomocą numeru referencyjnego rezerwacji pozostaje dostępna.

Jeżeli korzystasz z chatbota lub funkcji wspomaganej przez AI, Twoja wiadomość i odpowiedni kontekst usługi mogą zostać wysłane do skonfigurowanych dostawców technologii w celu wygenerowania odpowiedzi. Nie wpisuj obrazów paszportu, danych karty płatniczej, kodów do drzwi ani innych wysoce wrażliwych informacji w czacie z dowolnym tekstem. Wyniki AI mogą być niedokładne i nie wolno na nich polegać w sytuacjach awaryjnych, przy poradach prawnych ani przy ostatecznych warunkach rezerwacji.

Używamy danych z zapytań i wsparcia, aby Ci odpowiedzieć. Możemy przechowywać ograniczony zapis nieukończonego procesu płatności dla celów bezpieczeństwa, rozwiązywania problemów oraz, jeżeli jest to prawnie dozwolone, przypomnienia serwisowego. Operacyjne wiadomości dotyczące rezerwacji, bezpieczeństwa, zameldowania i płatności nie są wiadomościami marketingowymi.

Wysyłamy opcjonalne newslettery i marketing bezpośredni wyłącznie wtedy, gdy zezwala na to zgodna z prawem podstawa. Zapisy zgłoszeń mogą obejmować e-mail, imię, opcjonalny miesiąc urodzenia, informacje o źródle i kampanii, treść zgody oraz dowód potwierdzenia. Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie, korzystając z linku w wiadomości lub kontaktując się z nami. Rezygnacja z subskrypcji nie wpływa na niezbędną komunikację dotyczącą rezerwacji.

Ujawniamy dane wyłącznie w niezbędnym zakresie. Podstawowa technologia może obejmować Uplisting do zarządzania nieruchomościami i rezerwacjami, MongoDB do przechowywania danych, Cloudinary do mediów i prywatnego przechowywania umów, Stripe do płatności, Google do opcjonalnego uwierzytelniania i analityki, PostHog do objętej zgodą analityki produktu, Sentry do monitorowania bezpieczeństwa i błędów, Cloudflare do dostarczania i bezpieczeństwa, dostawców poczty elektronicznej oraz skonfigurowanych dostawców AI. Platformy rezerwacyjne mogą działać jako niezależni administratorzy. Osoby sprzątające, partnerzy serwisowi, profesjonalni doradcy, ubezpieczyciele i organy publiczne otrzymują wyłącznie to, co jest potrzebne do pełnionej przez nich roli.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Portugalią lub Europejskim Obszarem Gospodarczym. Tam, gdzie jest to wymagane, opieramy się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zatwierdzonych zabezpieczeniach umownych lub innym zgodnym z prawem mechanizmie transferu. Informacje o prywatności dostawcy zawierają dalsze szczegóły dotyczące miejsc przetwarzania i zabezpieczeń.

• zapytania: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
• nieukończone procesy płatności: 30 dni;
• dokumentacja rezerwacji, faktur i księgowa: 10 lat, z wcześniejszym usuwaniem danych nieistotnych, jeżeli jest to wykonalne;
• dane rejestracji gości SIBA przechowywane przez Caravelis: jeden rok po wyjeździe;
• obrazy dokumentów tożsamości: po weryfikacji i nie później niż 30 dni po wymeldowaniu, chyba że ma zastosowanie incydent lub prawne wstrzymanie;
• dzienniki bezpieczeństwa i logowania: 12 miesięcy;
• transkrypcje chatbota: 12 miesięcy;
• dowody zgody marketingowej: przez okres subskrypcji i przez trzy lata po wycofaniu zgody lub rezygnacji z subskrypcji;
• wybory dotyczące plików cookie i dowody zgody: 24 miesiące.

Po upływie danego okresu dane są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane, chyba że ma zastosowanie udokumentowane prawne wstrzymanie.

Stosujemy organizacyjne i techniczne zabezpieczenia odpowiednie do informacji i ryzyka, w tym ograniczony dostęp administracyjny i rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa. Żadna usługa internetowa nie jest całkowicie bezpieczna. Prosimy niezwłocznie nas poinformować, jeżeli uważasz, że dostęp do Twojej rezerwacji lub portalu został naruszony.

Rezerwacje muszą być dokonywane przez osobę dorosłą mającą zdolność prawną. Przetwarzamy informacje dotyczące dzieci wyłącznie wtedy, gdy są one ujęte w rezerwacji i jest to konieczne do zapewnienia pobytu lub spełnienia obowiązków prawnych. Główny gość musi zgodnie z prawem przekazać informacje o gościach towarzyszących i odpowiednio wyjaśnić im tę informację.

Obecnie nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne wobec gości wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Narzędzia bezpieczeństwa, przeciwdziałania oszustwom i analityczne mogą tworzyć sygnały ryzyka lub użytkowania, ale istotne decyzje dotyczące rezerwacji podlegają odpowiedniej kontroli człowieka.

Z zastrzeżeniem ograniczeń prawnych możesz zażądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia lub wniesienia sprzeciwu, a także możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego. Wysyłaj żądania na adres contact@caravelis.net. Możemy potrzebować proporcjonalnych informacji w celu weryfikacji Twojej tożsamości.

Możesz złożyć skargę do portugalskiego organu ochrony danych, Comissão Nacional de Proteção de Dados, pod adresem https://www.cnpd.pt/cidadaos/participacoes/.

Możemy aktualizować tę informację, gdy zmieniają się usługi, dostawcy lub obowiązki prawne. Wersja i data wejścia w życie są podane wraz z dokumentem. Istotna zmiana spowoduje utworzenie nowej niezmiennej wersji oraz, tam gdzie jest to wymagane, ponowne przekazanie informacji lub uzyskanie zgody.